二、規(guī)范的主要內(nèi)容

從結(jié)構(gòu)上看，規(guī)范包括 7 章 51 個條目(其中二級條目22個，三級條目29個)，以及4個資料性附錄。

規(guī)范的內(nèi)容主要包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總則、收集、整理與著錄、歸檔與管理。下面分別

介紹其中的主要內(nèi)容。

第一，規(guī)范規(guī)定了“模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求”。各級各類社會組織形成的錄音錄像檔案的管理，都可適用該標準。

第二，明確了制訂規(guī)范所采用的、適用于該標準的規(guī)范性引用文件。其中包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)、《電子檔案管理基本術(shù)語》(DA/T 58—2014)、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62—2017)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63—2017)、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BDGR)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 74—2019)、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》(DA/T 75—2019)等推薦標準。

第三，對 9 個與錄音錄像文件和錄音錄像檔案有關(guān)的專業(yè)術(shù)語進行了命名(包括中文名稱和英文名稱)和定義。這些術(shù)語包括：錄音錄像文件、錄音錄像電子文件、錄音錄像檔案、件、歸檔、模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本、模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化、原始載體、離線備份載體。

同時，規(guī)范規(guī)定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子檔案管理基本術(shù)語》(DA/T58—2014)《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63—2017)“界定的術(shù)語和定義適用于本文件”。規(guī)范所定義的9個專業(yè)術(shù)語中，有四個改寫自其他標準，5個屬于自定義術(shù)語。

第四，規(guī)范的“總則”部分，對各單位錄音錄像文件的歸檔范圍，錄音錄像檔案管理的基本原則、技術(shù)支撐，以及錄音錄像檔案的形成部門、檔案部門、信息化部門和保密部門的制度建設(shè)、責任分工等，做了總述。

規(guī)范規(guī)定“各單位在履行職能活動中形成的、具有保存價值的錄音錄像文件應(yīng)及時歸檔”;各單位“應(yīng)遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”;

各單位“應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對錄音錄像檔案進行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照 GB/T 18894—2016 的要求執(zhí)行”;各單位應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責，其中“錄音錄像文件形成部門負責收集、整理、著錄和歸檔等工作”;

檔案部門負責制定錄音錄像檔案管理制度，指導形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負責接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計、移交等管理工作;

信息化部門負責為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持;保密部門負責監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。另外，規(guī)范的“總則”部分還特別強調(diào)了“保密管理”，明確要求“涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國家有關(guān)保密管理的規(guī)定”。

第五，規(guī)范的第 5 章說明和規(guī)定了錄音錄像文件的收集范圍與收集要求。錄音錄像文件的收集范圍可包括四種類型的文件，即記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價值的錄音錄像文件，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風光、民風民俗和人物宣傳的錄音錄像文件，執(zhí)法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件，以及其他具有保存價值的錄音錄像文件。

為了體現(xiàn)“以我為主”的收集思想，規(guī)范還細化了記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價值的錄音錄像文件的收集范圍，明確了 4 類錄音錄像文件的收集范圍。

其中包括：記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、重要人物等的錄音錄像文件，辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、體育與社會事業(yè)等重大活動的錄音錄像文件，上級領(lǐng)導和著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)重大活動的錄音錄像文件，組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等錄音錄像文件。標準規(guī)定的細化，對標準的適用單位來說是非常有利的。 規(guī)范的5.1“收集范圍”實際上說明了錄音錄像文件的歸檔范圍。

規(guī)范的 5.2“收集要求”實際上說明了錄音錄像文件的歸檔質(zhì)量要求。其中包括1項一般要求和6項具體要求。歸檔保存的錄音錄像文件的一般質(zhì)量要求是：“應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰”。歸檔保存的錄音錄像文件的具體質(zhì)量要求包括：

(1)經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

(2)在保證錄音錄像電子文件真實性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計算機存儲器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔。

(3)應(yīng)對模擬信號錄音錄像文件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗收等按照 DA/T 62—2017 的有關(guān)要求執(zhí)行。

(4)有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的歸檔。

(5)應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為 WAV、MP3、AAC 等，音頻采樣率不低于 44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI 等，視頻比特率不低于 8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

(6)重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動日程、領(lǐng)導講話、交流發(fā)言材料、名冊、簽名冊、座次表、宣傳冊、活動標志、成立的臨時機構(gòu)印章、證件、禮品、紀念章、場館設(shè)計圖等。

采樣頻率，也稱為采樣速度或者采樣率，定義了每秒從連續(xù)信號中提取并組成離散信號的采樣個數(shù)，它用赫茲(Hz)來表示。44.1kHz就是44100赫茲。

采樣頻率是指計算機每秒采集信號樣本的數(shù)量。采樣頻率越高，在單位時間內(nèi)計算機得到的樣本數(shù)據(jù)就越多，對信號波形的表示也越精確, 但占用的存儲空間也會越大。根據(jù)奈奎斯特理論，只有采樣頻率高于原始信號最高頻率的兩倍時，才能把數(shù)字信號表示的信號還原成為原來的信號。

視頻比特率是指每秒傳送的比特(bit)數(shù)。單位為bps(Bit Per Second)，比特率越高，每秒傳送數(shù)據(jù)就越多，畫質(zhì)就越清晰。Mbps 是 Million bits per second 的縮寫，是一種傳輸速率單位，指每秒傳輸?shù)奈?比特)數(shù)量。1Mbps代表每秒傳輸1000000位(bit)，即每秒傳輸?shù)臄?shù)據(jù)量為：1000000/8=12500Byte/s。

第六，規(guī)范的第6章規(guī)定了錄音錄像文件的整理和著錄工作的一般要求和工作內(nèi)容。規(guī)范對錄音錄像文件提出的一般整理要求是：

(1)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機聯(lián)系，通過規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對應(yīng)關(guān)系，便于利用和長期保存;

(2)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號并標示。

規(guī)范對歸檔的錄音錄像文件的保管期限劃分要求是：對記錄同一工作活動和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。規(guī)范對歸檔的錄音錄像文件的分類要求是：可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類。規(guī)范對歸檔的錄音錄像文件的存儲結(jié)構(gòu)與排序要求是：

(1)應(yīng)在計算機存儲器中按分類類目(年度、保管期限)等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機聯(lián)系。

(2)需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計算機文件大小、載體容量等因素適時制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲結(jié)構(gòu)復制到一次寫光盤或移動硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號、標示。

規(guī)范對與歸檔的錄音錄像文件密切相關(guān)的重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，也提出了原則性要求，即“宜按文書檔案有關(guān)要求進行整理、編目并歸檔保存”。

規(guī)范對應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件的著錄要求是：

(1)按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用 ET(ET 是金山辦公軟件 WPS office 的表格文檔文件后綴名)、XLS 格式通用電子表格進行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動進行描述，建立目錄數(shù)據(jù)庫。

(2)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，完成模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫等工作。

規(guī)范提出了歸檔的錄音錄像電子文件的 16 個基本著錄項，包括計算機文件名、題名、責任者、攝錄者、攝錄日期、時間長度、計算機文件大小、年度、工作活動名稱、工作活動描述、保管期限代碼、密級、原始載體編號、檔案門類代碼、參見號和著錄者。規(guī)范要求對每一件歸檔錄音錄像電子文件進行著錄，著錄格式按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說明執(zhí)行。

第七，規(guī)范的第 7 章說明了錄音錄像文件的歸檔和錄音錄像檔案的管理要求和管理內(nèi)容。規(guī)范對錄音錄像文件的歸檔要求是：

(1)歸檔時間—自錄音錄像文件形成起 3 個月內(nèi)向檔案部門歸檔，最遲不能超過形成后的次年6月。

(2)歸檔方式—可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

(3)歸檔程序—按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)中 8.1 給出的電子文件歸檔程序和要求實施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序;

以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計算機手工完成相關(guān)步驟(包括清點、核實錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性;清點、核實原始載體編號與標示、原始載體是否完好無損并可正常使用;清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數(shù)量;鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機病毒;

以離線方式歸檔的，完成清點、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)關(guān)系;由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標識符，并在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息;應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 62—2017)第 9章所述技術(shù)參數(shù)對應(yīng)關(guān)系參見規(guī)范的附錄表C.3;填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)，等等)。

規(guī)范還推薦了錄音錄像檔案的兩種檔號編制形制，即“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號”和“全宗號-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號”。各單位在完成檔號編制后，應(yīng)利用電子檔案管理系統(tǒng)自動使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名，并更新計算機文件名元數(shù)據(jù)值。

規(guī)范對錄音錄像電子檔案的存儲與備份，提出了推薦性的要求。各單位應(yīng)與其他門類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲與備份系統(tǒng)，實施在線存儲與近線備份、離線備份，開展日常管理和運行維護。具體要求按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BDGR)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 74—2019)、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》(DA/T 75—2019)執(zhí)行。

規(guī)范對錄音錄像電子檔案的轉(zhuǎn)換和遷移的推薦性要求是：當出現(xiàn)在線存儲系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測離線備份載體達到或超過三級預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時，應(yīng)對錄音錄像電子檔案或存儲載體實施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照 GB/T18894—2016 第 10 章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)的 11.1 和11.2對歸檔光盤的三級預(yù)警和性能檢測，也做出了明確的技術(shù)指標規(guī)定。

規(guī)范對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管要求是：應(yīng)在檔案庫房配備檔案柜等裝具，對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合

(1)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

(2)裝盒，豎立存放，避免擠壓;

(3)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離;

(4)保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤 17℃～20℃，磁性載體 15℃～27℃，24 小時內(nèi)溫度變化分別不得超過±2℃、±3℃;相對濕度選定范圍：光盤20%～50%，磁性載體40%～60%，24小時內(nèi)相對濕度變化不得超過±5%。

規(guī)范對錄音錄像檔案的利用工作提出了原則性要求，即“利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對錄音錄像檔案進行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定”。

規(guī)范對錄音錄像檔案的統(tǒng)計工作提出的推薦性要求是：“按照國家有關(guān)檔案統(tǒng)計工作要求和本單位實際開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計。可按檔案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時間長度等計量單位對錄音錄像檔案進行統(tǒng)計。”規(guī)范對錄音錄像檔案的移交工作提出的推薦性要求是：“屬于國家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應(yīng)依法按期向同級國家綜合檔案館移交;符合移交進館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交，具體要求按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)第10章并參見《電子檔案移交與接收辦法》執(zhí)行。”